Las agujas de colchonero y el hilo de algodón, los broches, las carpetas de cartón, los biblioratos y los muebles para alojarlos irán desapareciendo de a poco de las oficinas públicas de Entre Ríos si se cumplen las pautas del programa Gestión Documental Electrónica. La intención es que en dos años los trámites sean completamente digitales.
Desde hace un tiempo, los ciudadanos vienen lidiando con una palabra trabalenguas: despapelización. Consiste en aprovechar las posibilidades de la tecnología digital para simplificar el intrincado camino que suelen recorrer los expedientes en papel, economizar, incorporar una técnica menos dañina del medio ambiente, facilitar el seguimiento de las gestiones y, en definitiva, evaluar mejor las performances del sector público.
Según le dijo a Tekoha el secretario de Modernización, Emanuel Gainza, Entre Ríos está entre las jurisdicciones más atrasadas en esta materia.
Este programa, que busca disminuir el uso del papel, cuidar el medio ambiente, generar un entorno de trabajo más saludable, optimizar los espacios físicos y contribuir a la eficiencia de los procesos administrativos, permitió que durante 2023 se despapelizaran 10.000 kg. En 8 meses de 2024 esa cifra trepó hasta los 15.000 kg. eliminados entre los casi 40 organismos públicos adheridos.
Pero se va por más y, para ello, la capacitación del personal es fundamental. La aspiración es que la veintena de trámites que antes de que termine 2024 serán completamente electrónicos se conviertan en una especie de gesto fundacional y que en dos años se alcance el objetivo del “papel cero”.
–¿En qué consiste la Gestión Documental Electrónica? ¿En qué etapa de desarrollo se encuentra y qué relación tiene con la despapelización que se anunciara un tiempo atrás?
–El proyecto de Gestión Documental Electrónica (GDE) es, sin dudas, el corazón del plan de modernización que estamos impulsando en la provincia desde que el gobernador Frigerio asumió el 10 de diciembre. Consiste en implementar un sistema de expediente electrónico que nos permita, de una vez por todas, dejar atrás el uso del papel y gestionar de manera digital miles de expedientes que cada año se tramitan en Entre Ríos.
Aunque parezca increíble, aún en 2024, el 95% de los trámites en la provincia siguen realizándose de forma física, en papel y con firma ológrafa. Esto nos posiciona entre las provincias más rezagadas en términos de transformación digital. Desde que iniciamos esta gestión, una de nuestras prioridades ha sido llevar a Entre Ríos al siglo XXI, con un Estado más ágil, eficiente y orientado al ciudadano.
En cuanto al avance del GDE, estamos en la etapa final de instalación del sistema en los servidores provinciales y ya hemos comenzado con la capacitación del personal. Nuestra meta es tener digitalizados unos 20 trámites antes de que termine 2024. Además, estamos llevando adelante un programa de despapelización complementario al expediente electrónico, que consiste en liberar oficinas actualmente saturadas de expedientes en papel, para reciclarlos y optimizar el funcionamiento de la administración. Hasta el momento, ya hemos reciclado toneladas de papel y reutilizado varias oficinas, lo que ha permitido ganar más espacio y generar ahorros significativos para el Estado.
–¿En qué áreas se comenzaría? ¿Cómo seguiría el plan?
–En octubre, al presentar el programa, nos comprometimos a alcanzar el objetivo de “papel cero” en un plazo de 24 meses. Esto significa digitalizar el 100% de los trámites que actualmente se realizan en la provincia, llevándolos a un formato completamente digital. Para iniciar, hemos priorizado un listado de 20 trámites de distintas reparticiones, que estarán integrados en el sistema para finales de diciembre. Estos trámites abarcan áreas estratégicas para que el impacto sea inmediato y visible tanto para la administración como para los ciudadanos.
El plan de implementación no solo se enfoca en la digitalización, sino que viene acompañado de un robusto programa de capacitaciones para formar al recurso humano en el uso de esta nueva herramienta. Sabemos que el éxito del sistema depende en gran medida de la preparación de nuestro equipo, por lo que estamos invirtiendo en un esquema continuo de formación y soporte técnico para asegurar que la transición sea lo más fluida posible.
–¿Cuánto papel insume la gestión pública provincial? ¿Qué ahorro podría darse a lo largo de los años?
–En la administración provincial se gestionan, en promedio, unos 200.000 expedientes por año, lo que equivale a aproximadamente 13.000 resmas de papel, es decir, 6 millones de fojas. Al migrar estos trámites a un sistema digital, no solo generaremos un ahorro económico significativo al reducir el uso de papel, sino que también impactaremos positivamente en otras áreas clave.
La digitalización traerá beneficios como la trazabilidad de los trámites, lo que permite un mayor control y transparencia. Además, esperamos un incremento notable en la productividad, ya que los tiempos de gestión se agilizarán drásticamente. De hecho, estimamos que los plazos administrativos podrían reducirse entre un 50% y, en algunos casos, hasta un 70% u 80%, optimizando así los tiempos de respuesta para los ciudadanos y haciendo que el Estado sea más eficiente y accesible.
–¿En qué le beneficiará al contribuyente? ¿Y a la administración?
–El principal beneficio para el contribuyente será la posibilidad de realizar trámites que hoy requieren su presencia física y el traslado de documentos de una oficina a otra, evitando la burocracia de los sellados y las interminables filas. Con el nuevo sistema, muchos de estos trámites se podrán gestionar de manera más rápida y cómoda desde el celular o la computadora, lo que significa un ahorro de tiempo y un acceso más ágil a los servicios del Estado.
Por otro lado, para la administración, esto va a traducirse en un funcionamiento mucho más ágil y eficiente. Los trámites se resolverán más rápido y sin tanto papeleo, lo que permitirá que el personal se enfoque en lo que realmente importa: dar respuestas más rápidas y efectivas a los ciudadanos. En lugar de estar atascados en procesos burocráticos, podremos liberar tiempo y recursos para mejorar la atención y los servicios que la gente necesita.
–Se suele afirmar que hay edificios completos llenos de papeles. ¿En qué consistirá el archivo y sobre qué base se producirá el expurgo?
–He visto muchísimos casos de oficinas repletas de papeles, literalmente del piso al techo, o despachos donde los expedientes apilados ya se usan como muebles para apoyar cosas. Un ejemplo claro es el depósito de la Tarjeta Sidecreer, que ocupa un sótano entero lleno de documentos, o las repisas interminables en la Fiscalía de Estado, cargadas de expedientes acumulando polvo. Esto no solo afecta la organización, sino que también hace que trabajar en esos espacios sea incómodo y poco eficiente.
Con el archivo digital, vamos a liberar todo ese espacio, lo que nos permitirá ahorrar en alquileres y, además, aprovechar mejor los lugares que ya tenemos para que los empleados puedan trabajar en un ambiente más cómodo y ordenado. El proceso de expurgo se basará en un análisis detallado para identificar qué documentación se puede digitalizar y qué se puede eliminar de forma segura, siempre cumpliendo con las normativas vigentes.
–¿Qué pasará con las ventanillas de atención al público?
Cuando un vecino se acerque a realizar un trámite de manera presencial, el procedimiento va a ser un poco diferente. Lo que haremos es digitalizar en el momento el documento en papel que traiga, de modo que ingrese al sistema en formato digital desde el inicio. Una vez digitalizado, el trámite continúa de forma completamente electrónica. La idea es que la nota o documento que presente el ciudadano se escanee en el acto y se le devuelva, sin necesidad de quedarse con ese papel. De esta manera, aunque la atención al público siga siendo presencial, todo el proceso se gestionará en formato digital, lo que nos permite acelerar los tiempos y asegurar un seguimiento más eficiente.
–¿Los municipios pueden ser parte de la política pública?
–Si bien hoy estamos enfocando todos nuestros esfuerzos en el enorme desafío que implica transformar la administración pública provincial, el próximo paso será colaborar con los municipios para que también se sumen a esta estrategia de transformación digital. Queremos que cada municipio de Entre Ríos sea parte de este cambio, por lo que brindaremos herramientas y asesoramiento para que puedan integrarse al sistema de expediente electrónico y, así, dejar atrás el uso del papel.
Estamos llevando adelante el proceso de modernización más ambicioso en la historia de la provincia, y para lograrlo necesitamos trabajar codo a codo con todos y cada uno de los gobiernos municipales. Solo así podremos avanzar hacia un Estado más ágil, eficiente y cercano a la gente.
